Контроль запасов

Типы управления запасами

Управление запасами - это процесс, с помощью которого организация управляет своими запасами, начиная с этапа закупки и заканчивая их хранением и использованием. Обычно оно направлено на поддержание оптимального уровня запасов как по качеству, так и по количеству. В случае управления запасами можно сказать, что оно больше связано с информационными и данными аспектами контроля запасов с помощью эффективных систем отслеживания, таких как методы сканирования штрихкодов и т.д., в то время как управление запасами является более физическим - контроль того, что фактически находится на складе в любой момент времени. Оба эти термина тесно связаны, однако они играют разные роли в организации.

Эффективные системы управления запасами гарантируют, что всегда будет достаточно материалов, необходимых для производства, что помогает удовлетворить спрос клиентов, в то время как хорошие запасы или запасы должны поддерживаться на протяжении всего процесса, чтобы не препятствовать производству из-за их недостатка или избытка, что привело бы к увеличению затрат. Подводя итог, можно заключить, что эти два фактора вместе делают возможным бесперебойную работу организации без каких-либо препятствий, как в прямом, так и в обратном направлении.

Как управление запасами, так и контроль запасов имеют решающее значение для бесперебойной работы любого предприятия. Они должны работать в тандеме, чтобы существовал баланс между тем, что производится или закупается, и тем, что фактически продается. Только тогда организация сможет стабильно получать прибыль, одновременно сдерживая затраты на протяжении всего процесса.

Существуют следующие типы управления запасами:

• Модель «точно в срок» - это производственная модель, основанная на времени, для эффективного и экономичного управления запасами. Она направлена на снижение переменных затрат, связанных с хранением запасов, путем заказа только тех материалов, которые необходимы для немедленного использования, по мере необходимости.
• Метод ABC-анализа фокусируется на классификации товаров по трем категориям: A, B и C, в зависимости от их важности с точки зрения годовой стоимости потребления. Категория 'A' включает в себя товары высокой стоимости, в то время как категория 'C' - товары низкой стоимости, категория 'B' - товары средней стоимости. Эта классификация помогает предприятиям соответствующим образом приоритизировать качество и точность управления каждым товаром.
• Экономический размер заказа (EOQ) - это оптимальный размер заказа, при котором общие затраты на заказ и хранение минимальны. Следует отметить, что EOQ не всегда может быть правильным для забора запасов каждый раз, так как на него могут влиять множество факторов, например, изменение шаблона спроса и т. д. Тем не менее, он служит хорошим ориентиром для регулярного заказа запасов при минимальных затратах.
• Метод FSN-анализа классифицирует запасы по частоте использования на быстроходные, медленноходные и неподвижные товары. Это помогает организациям определить материалы, для которых меры физического контроля должны быть строгими или ослабленными в соответствии с их уровнем потребления. Например, высококачественные быстроходные запасные части требуют тщательного мониторинга, в то время как медленноходные/неподвижные товары могут получить меньше внимания со стороны менеджмента.

Функции и особенности управления запасами

Отслеживая, какие товары продаются, а какие нет, управление запасами помогает предприятиям принимать более обоснованные решения о закупке продукции. Например, если наблюдается определенная тенденция продаж, продавцы могут запасти больше таких высокодефицитных товаров и держать меньше товаров, на которые покупатели обращают меньше внимания.

Функции управления запасами включают в себя следующее:

• Мониторинг уровня запасов: Управление запасами отслеживает текущее количество запасов. Оно может автоматически сообщать, когда запасы достигают минимального порога или когда требуется пополнение запасов.
• Отслеживание запасов: Эти системы отслеживают, сколько каждого продукта находится на складе в любой момент времени. Предприятия могут физически подсчитывать то, что находится на их складах или в магазинах, в любое время, чтобы проверить точность. Отслеживание в режиме реального времени также отслеживает изменения по мере того, как происходят продажи.
• Выявление тенденций: Системы управления запасами обычно поставляются с отчетами и инструментами для изучения тенденций продаж и запасов. Они показывают, какие товары продаются быстро, а какие нет, с помощью анализа данных за определенный период времени, помогая предприятиям решать, что покупать.
• Автоматический заказ: Некоторые системы автоматически заказывают продукцию, когда запасы падают ниже заданного уровня. Они также могут генерировать заказы на поставку для поставщиков, гарантируя, что у предприятий всегда будет достаточно нужных товаров без ручного заказа.

Особенности эффективного управления запасами включают в себя следующее:

• Отслеживание в режиме реального времени: Мгновенное отслеживание запасов отображает текущий уровень запасов по мере того, как происходят продажи. Это позволяет пользователям узнавать, что есть на складе, без задержки.
• Автоматический заказ: Автоматический заказ происходит, когда достигается заданный уровень запасов. Он также генерирует заказы на поставку для поставщиков, чтобы поддерживать адекватный уровень запасов без ручного заказа.
• Проверки запасов: Периодические проверки запасов позволяют предприятиям убедиться, что физический подсчет соответствует данным, зарегистрированным в системах. Эти проверки помогают обеспечить точность.
• Отчетность и аналитика: Инструменты отчетности и аналитики предоставляют информацию о тенденциях продаж, производительности товаров и запасах. Аналитические функции помогают пользователям оптимизировать решения о закупках на основе данных.
• Управление несколькими локациями: Управление несколькими локациями контролирует запасы на нескольких складах или магазинах из одной системы. Это позволяет предприятиям с несколькими локациями отслеживать запасы на каждом объекте в одном месте.
• Сканирование штрихкодов: Сканирование штрихкодов упрощает отслеживание и подсчет запасов. Сканирование штрихкодов быстро подтверждает товары и количество, сокращая ошибки ручного ввода данных.

Применение управления запасами

Методы управления запасами используются в различных отраслях промышленности для поддержания оптимального баланса запасов, минимизации затрат и повышения операционной эффективности. К конкретным приложениям этих методов относятся следующие:

• Производственный сектор: Системы управления запасами могут автоматизировать/создать осведомленность о необходимости запасов в производстве, таким образом предотвращая нехватку запасов или перепроизводство и обеспечивая плавный производственный процесс.
• Розничные магазины: Эти системы могут отслеживать модели продаж продукции и оптимизировать уровни запасов, чтобы удовлетворить спрос потребителей, одновременно снижая расходы на хранение.
• Оптовые дистрибьюторы: Управление запасами упрощает обработку заказов и повышает точность выполнения заказов, что позволяет им эффективно управлять большими объемами запасов.
• Медицинские учреждения: Они могут использовать системы управления запасами для мониторинга/отслеживания медицинских принадлежностей, лекарств и других ресурсов, необходимых для оказания качественной медицинской помощи.
• Гостиничная индустрия: Управление запасами помогает им вести/мониторить записи об уровнях запасов продуктов питания и напитков.

Другие приложения включают в себя:

• Импортно-экспортные предприятия, которые используют управление запасами для обеспечения соответствия международным правилам доставки и оптимизации времени доставки и уровней запасов.
• Строительные проекты, которые используют системы управления запасами для отслеживания и управления материалами, оборудованием и запасами, необходимыми для завершения проекта.

Как выбрать управление запасами

Оптовые покупатели решений для управления запасами должны оценивать и выбирать систему, которая соответствует потребностям их бизнеса. Вот несколько важных советов, которые следует тщательно рассмотреть.

• Определение целей и задач бизнеса

  Составьте список целей и задач бизнеса. Например, как повысить точность запасов, снизить избыток запасов и выполнить целевые показатели поставки клиентам. Четкое понимание этих факторов помогает согласовать требования к управлению запасами для преодоления проблем и достижения целей.

• Знание и категоризация продукции

  Оптовые покупатели обычно имеют дело с сотнями товаров. Проанализируйте ассортимент продукции и создайте категории на основе размера, веса, стоимости или спроса. Характеристики каждого продукта могут помочь покупателям определить лучший подход к управлению запасами для каждой категории.

• Рассмотрите метод управления запасами

  Определите, какой метод использовать для отслеживания запасов. Метод **"первым пришел, первым ушел" (FIFO)** продает более старые запасы в первую очередь и подходит для скоропортящихся товаров. Метод **"последним пришел, первым ушел" (LIFO)** продает самые новые запасы в первую очередь и подходит для нескоропортящихся товаров, хранящихся в очень холодном месте. Выберите лучший метод в соответствии с типом продукта и отраслевыми стандартами.

• Выбор решения для управления запасами

  Рассмотрите функции и возможности различных решений для управления запасами. Выберите то, которое поддерживает сканирование штрихкодов, отслеживание в режиме реального времени, управление несколькими локациями, отчетность и интеграцию с другими бизнес-системами, такими как цепочка поставок, платформы электронной коммерции и системы POS. Такая интеграция поможет покупателям получить более полную картину бизнеса.

• Оценка эффективности управления запасами

  Выберите ключевые показатели для оценки эффективности систем управления запасами, такие как коэффициент оборачиваемости запасов, стоимость хранения, точность заказов и удовлетворенность клиентов. Эти показатели могут оценить успешность принятой стратегии и помочь принимать обоснованные решения.

• Планирование внедрения системы управления запасами

  Разработайте подробный план внедрения. План должен включать выбор технологии, перепроектирование процессов, обучение персонала и стратегии управления изменениями. Выделите ресурсы для плавного процесса внедрения и отслеживания.

• Постоянное совершенствование и адаптация

  Управление запасами - это динамичный процесс. Регулярно проверяйте процессы управления запасами, показатели эффективности и тенденции рынка. Будьте готовы адаптировать стратегии и вносить изменения для оптимизации управления запасами и удовлетворения спроса клиентов.

Вопрос-ответ

В: Какова цель управления запасами?

О: Управление запасами направлено на повышение эффективности запасов путем поддержания оптимального количества для удовлетворения спроса клиентов при одновременной минимизации затрат на хранение и избежании дефицита или избытка запасов.

В: Каково значение управления запасами?

О: Эффективное управление запасами имеет решающее значение для общего успеха бизнеса, поскольку оно помогает поддерживать правильный уровень запасов, снижать затраты, улучшать денежный поток и повышать удовлетворенность клиентов.

В: Что такое системы управления запасами?

О: Системы управления запасами - это программное обеспечение или инструменты, используемые для управления и отслеживания уровня запасов, заказов, продаж и поставок.

В: Какие существуют типы управления запасами?

О: Существуют два основных типа управления запасами: периодическое управление запасами и непрерывное управление запасами.