Система управления сотрудниками

Типы систем управления персоналом

Система управления персоналом — это платформа для управления различными аспектами жизненного цикла сотрудников, то есть их пути от найма до выхода на пенсию. Системы управления персоналом, также известные как системы управления персоналом, являются цифровыми инструментами для автоматизации процессов. Они позволяют хранить данные о сотрудниках в одном месте и оперативно генерировать отчеты. Системы управления персоналом могут принимать различные формы и выполнять множество функций.

Типы систем управления персоналом включают в себя:

• Системы учета рабочего времени и посещаемости: Эти системы позволяют фиксировать начало и окончание рабочего дня. Функции, такие как определение местоположения, позволяют проверять посещаемость даже в условиях удаленной работы. Запросы на отпуск, рабочие процессы утверждения и календари праздников — это другие функции управления посещаемостью. Системы некоторых поставщиков также позволяют интегрироваться с существующими системами заработной платы, чтобы обеспечить бесперебойное и точное начисление заработной платы.
• Системы управления персоналом: Эти системы имеют функции управления рабочим временем и посещаемостью, но они идут дальше. Системы управления персоналом прогнозируют спрос на рабочую силу на основе данных о продажах, занимаются планированием сотрудников и управлением сменами. Они также отслеживают производительность и эффективность.
• Системы управления персоналом (HRMS): Системы управления персоналом имеют характеристики обеих рассмотренных выше систем управления персоналом. Они также проводят прием и увольнение сотрудников, ведут учет сотрудников и управляют вознаграждением. Системы управления персоналом занимаются управлением производительностью и развитием сотрудников.
• Системы самообслуживания сотрудников: Системы самообслуживания сотрудников — это порталы, которые предоставляют сотрудникам доступ к их личным данным. Они могут обновлять личную информацию и отслеживать свои льготы и вознаграждение. Системы самообслуживания сотрудников позволяют сотрудникам отмечаться и выходить, просматривать свои платежные ведомости и управлять балансом отпуска. Они также могут получать доступ к ресурсам обучения и развития.
• Системы управления талантами (TMS): Системы управления талантами — это специализированные системы управления персоналом, призванные привлекать и удерживать таланты. Они имеют модули подбора персонала, которые помогают создавать и публиковать вакансии. Они имеют функции отслеживания кандидатов, которые помогают контролировать процесс собеседования. Некоторые решения TMS имеют инструменты на основе искусственного интеллекта для создания списков кандидатов на основе описаний вакансий и резюме. Они также имеют функции адаптации, которые помогают интегрировать новых сотрудников в организацию. Системы управления талантами обеспечивают управление производительностью через постановку целей, обратную связь и оценку производительности. Они выявляют пробелы в навыках и предоставляют возможности обучения и развития. Решения TMS имеют функции планирования преемственности для выявления и подготовки сотрудников для замещения ключевых должностей и обеспечения непрерывности бизнеса.

Функции и возможности

Функции и возможности хорошей системы управления персоналом являются ключом к эффективной работе. Вот некоторые функции, которые стали стандартными в большинстве систем:

• Самообслуживание сотрудников: Предоставление сотрудникам возможностей самообслуживания является важным аспектом современного управления персоналом. Предоставляя удобный интерфейс, сотрудники могут получить доступ к своей личной информации, например, обновить контактные данные, просмотреть платежные ведомости и управлять регистрацией льгот. Кроме того, функции самообслуживания позволяют сотрудникам запрашивать отпуск, отправлять данные о посещаемости и отслеживать свои показатели производительности. Предоставление сотрудникам возможностей самообслуживания способствует чувству ответственности и прозрачности в организации, что приводит к повышению удовлетворенности работой и производительности.
• Отслеживание рабочего времени и посещаемости: Точное отслеживание рабочего времени и посещаемости является важным компонентом эффективного управления персоналом. Используя современные технологии, такие как биометрические системы, отслеживание местоположения по GPS и мобильные приложения, организации могут автоматизировать процесс сбора данных о проработанных часах сотрудников, посещаемости и отсутствии на работе. Эти системы предоставляют данные о посещаемости сотрудников в режиме реального времени, что позволяет отделу кадров выявлять потенциальные проблемы и закономерности и своевременно принимать меры. Автоматизированное отслеживание рабочего времени и посещаемости упрощает обработку заработной платы, сокращает количество ошибок и обеспечивает соблюдение трудового законодательства, что приводит к экономии средств и повышению эффективности работы.
• Управление производительностью: Кроме того, система предоставляет функции ручного управления производительностью и аттестации. Система оценки производительности направлена ​​на повышение мотивации и работоспособности сотрудников за счет улучшения коммуникации между руководителями и подчиненными, непрерывной обратной связи, взаимного установления целей и оценки производительности.
• Отчетность и аналитика: Отчетность и аналитика являются ключевыми компонентами эффективных систем управления персоналом, предоставляя организациям ценные сведения о данных о рабочей силе, чтобы помочь в принятии решений и разработке стратегии. Эти системы предлагают ряд предопределенных и настраиваемых отчетов, охватывающих ключевые показатели, такие как текучесть кадров, посещаемость, производительность и подбор персонала. Анализируя исторические тенденции данных, организации могут выявлять закономерности, отслеживать прогресс в достижении целей и принимать решения, основанные на данных, для оптимизации практики управления персоналом.

Сценарии

Система управления персоналом может помочь предприятиям оптимизировать свои кадровые процессы и улучшить управление персоналом. Существуют различные сценарии внедрения системы управления персоналом.

• Автоматизация HR

  Сценарий, в котором работодатель использует систему для автоматизации таких задач, как обработка заработной платы, управление отпусками и самообслуживание сотрудников. Интегрируя систему с другими бизнес-системами, пользователи могут отказаться от ручных кадровых процессов.

• Подбор персонала

  Система может использоваться для оптимизации процесса подбора персонала, от публикации вакансий до отбора кандидатов. Компании также могут автоматизировать процесс адаптации для новых сотрудников. Это гарантирует, что они интегрированы и соответствуют требованиям эффективным образом.

• Управление производительностью

  Работодатели могут использовать систему для установления целей производительности, предоставления обратной связи и проведения оценок производительности. Это может привести к высококвалифицированной и мотивированной рабочей силе.

• Управление отпусками

  Сценарий использования системы отслеживания управления персоналом — это автоматизация запросов на отпуск, утверждений и балансов. Система также может гарантировать соблюдение политики и правил в отношении отпусков.

• Портал сотрудников

  Система управления обеспечивает возможности самообслуживания для сотрудников, чтобы они могли обновлять свою информацию, получать доступ к платежным ведомостям и просматривать политику компании. Это улучшает коммуникацию между сотрудником и работодателем.

Как выбрать системы управления персоналом

Правильное программное обеспечение для управления персоналом должно соответствовать конкретным потребностям компании. Вот несколько ключевых факторов, которые следует учитывать при выборе EMS.

Размер компании или организации влияет на выбор программного обеспечения для управления персоналом. Малым предприятиям могут потребоваться более простые функции, в то время как крупным компаниям может потребоваться программное обеспечение, которое управляет сложными организационными структурами и многочисленными сотрудниками.

Компании должны тщательно проанализировать свои требования к процессу управления персоналом. Они могут точно определить области, которые нуждаются в улучшении или проблемах, с которыми нужно бороться. Оценка существующего процесса поможет предприятиям выбрать программное обеспечение с правильными функциями и возможностями.

Различное программное обеспечение для управления персоналом имеет разные уровни настройки и масштабируемости. Организациям следует попытаться спрогнозировать свой будущий рост и меняющиеся потребности. Выбор настраиваемых и масштабируемых систем позволит предприятиям адаптироваться по мере их роста.

Компании должны изучить различные системы управления персоналом. Они должны сравнить их функции, цены и функциональность. Организации могут создать список обязательных функций, таких как мобильный доступ, отслеживание времени и автоматизированная адаптация, среди прочего. Сравните системы и выберите из них те, которые соответствуют требованиям.

Важно проверить, насколько проста в использовании EMS. Посмотрите на интерфейс и спросите, предлагает ли поставщик программного обеспечения обучение. Удобная в использовании EMS может повысить вовлеченность сотрудников и сэкономить время на адаптации.

Компании могут рассмотреть, как предлагаемая EMS интегрируется с существующими инструментами и системами. Программное обеспечение должно быть совместимо с другими технологиями, такими как обработка заработной платы, бухгалтерский учет и системы управления отношениями с клиентами. Интеграция EMS с существующим технологическим стеком может оптимизировать бизнес-процессы.

Предприятия должны сделать системы управления персоналом важным решением. Поэтому проконсультируйтесь с теми, кто будет ежедневно использовать программное обеспечение. Проверьте, предоставляют ли они обратную связь в процессе выбора.

Компании должны учитывать безопасность данных и безопасность системы управления персоналом. Программное обеспечение должно иметь шифрование данных и меры безопасности для защиты конфиденциальных данных сотрудников и клиентов. Оцените, соответствует ли оно правилам и законам о защите данных.

Организации должны выбрать между локальными и облачными системами управления персоналом. У каждого варианта есть свои преимущества и недостатки. Например, облачные системы предлагают легкий доступ и гибкость для удаленной работы. Однако они зависят от стабильного интернет-соединения.

Бюджет должен включать первоначальные затраты на систему управления персоналом и долгосрочные расходы на техническое обслуживание. Организациям, возможно, придется платить дополнительно за обновления, обучение и поддержку клиентов.

Вопрос-ответ

Вопрос: Какие функции следует приоритезировать в системах управления персоналом?

Ответ: При выборе системы управления персоналом важно приоритезировать функции, которые соответствуют конкретным потребностям и целям организации. Некоторые важные функции включают порталы самообслуживания сотрудников, инструменты управления производительностью, отслеживание рабочего времени и посещаемости, управление отпусками, поддержку адаптации и увольнения, управление документами, отчетность и аналитику, инструменты коммуникации и сотрудничества, мобильный доступ и управление соответствием. Кроме того, учитывайте варианты настройки, возможности интеграции с существующими системами, удобство использования и меры безопасности данных. Сосредоточившись на этих ключевых функциях, организации могут выбрать систему управления персоналом, которая оптимизирует кадровые процессы, повышает вовлеченность сотрудников и поддерживает эффективное управление персоналом.

Вопрос: В чем разница между управлением персоналом и управлением заработной платой?

Ответ: Управление персоналом и управление заработной платой — это два отдельных аспекта работы с персоналом, которые имеют решающее значение для любой организации. В то время как управление заработной платой в основном занимается компенсацией сотрудников, финансовыми записями и налоговым соответствием, управление персоналом охватывает более широкий спектр обязанностей, включая подбор персонала, оценку производительности и профессиональный рост. Управление персоналом направлено на создание позитивной рабочей среды, поощрение командной работы и развитие лидерских качеств для повышения производительности и удовлетворенности сотрудников. С другой стороны, управление заработной платой гарантирует своевременную выплату заработной платы сотрудникам за счет управления системами заработной платы, поддержания точных записей и соблюдения правовых обязательств.

Вопрос: В чем заключается процесс внедрения системы управления персоналом?

Ответ: Процесс внедрения системы управления персоналом обычно включает в себя несколько ключевых этапов. Во-первых, планирование и подготовка, где определяются цели и требования системы, а также формируется проектная группа. Затем выбирается подходящий поставщик и система, а затем система настраивается и персонализируется в соответствии с конкретными потребностями. Следующим шагом является миграция данных, при которой существующие данные о сотрудниках переносятся в новую систему. Затем система тестируется, чтобы убедиться, что она работает правильно и соответствует требованиям. Сотрудникам и администраторам предоставляется обучение пользователей. Наконец, система развертывается, а также предоставляется непрерывная поддержка и техническое обслуживание для решения любых проблем и внесения постоянных улучшений.